Các nhà lãnh đạo trường học: Hãy truyền đi thông điệp của trường học của bạn cùng với một kế hoạch truyền thông về ngày khai trường sắp tới, chia sẻ những thách thức và thành tựu mà bạn đã đạt được.
Mùa tựu trường tràn ngập sự hứng thú, với các em học sinh, phụ huynh, giáo viên, doanh nhân, chính trị gia và các thành viên xã hội khác, tất cả đều đang nhìn vào trường học, để thấy được sự chuẩn bị cho năm học mới. Lãnh đạo các nhà trường nên tận dụng cơ hội để quảng bá những điều tuyệt vời đang diễn ra trong trường học của mình.
Lãnh đạo nhà trường có thể lên một kế hoạch truyền thông toàn diện về mùa tựu trường. Kế hoạch này gồm nhiều cách để truyền thông tới nhiều đối tượng (như phụ huynh học sinh, nhân viên, các nhà hoạch định chính sách, và công chúng) về những gì đang xảy ra trong trường học của bạn, tại sao (và như thế nào) họ nên tham gia hỗ trợ cho nhà trường.
Có một số vấn đề cần được chú ý và dành nhiều thời gian để truyền thông. Nhưng với vai trò ngày càng gia tăng của sự lựa chọn của phụ huynh và nhận thức của công chúng trong các quyết định giáo dục, thì điều quan trọng là các nhà trường phải nói lên câu chuyện của mình.
Viết ra các thông điệp
Bạn muốn cộng đồng biết tới điều gì? Thông điệp của bạn phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của trường. Bạn đang bắt đầu một sáng kiến công nghệ mà muốn nhận được sự hỗ trợ? Cộng đồng có đang quan ngại về vấn đề an toàn của học sinh? Trường của bạn có những thành tích nổi bật không? Xác định cơ hội và thách thức lớn nhất đối với nhà trường của bạn, và viết ba đến năm thông điệp cho các vấn đề đó. Sau đó gia tăng thêm các thông điệp phụ cho mỗi thông điệp chính. Giữ tính tích cực cho từng thông điệp, kể cả khi chúng đề cập tới một chủ đề tiêu cực.
Bạn không cần phải làm điều đó một mình. Hãy làm việc cùng với các giáo viên và nhân viên của mình, Hội phụ huynh và giáo viên (PTA) hay một lãnh đạo phòng giáo dục để xây dựng một thông điệp chung. Để cả cộng đồng cùng nhau nói lên một tiếng nói sẽ tạo ra một sức mạnh truyền thông to lớn.
Phát triển một chiến lược
Khi bạn đã có thông điệp, giờ là lúc quyết định xem bạn sẽ truyền chúng đi như thế nào. Cam kết từ ba đến năm hoạt động (số lượng dựa theo thời gian và nguồn lực mà bạn có để tổ chức tốt) có thể kết hợp các thông điệp và tiếp cận nhiều đối tượng khác nhau trong cộng đồng của bạn. Nhớ đảm bảo dành thời gian trong lịch làm việc của bạn để thực hiện các hoạt động này.
Về hoạt động cần làm chính xác lại phụ thuộc vào hoàn cảnh của từng trường. Sau đây là một số gợi ý:
Gửi một lá thư chào mừng năm học mới tới phụ huynh và xem xét lại lá thư hiện có của bạn gồm những gì: Đôi khi những lá thư gồm quá nhiều thông tin sẽ trở nên dài dòng và nhàm chán. Cố gắng viết một bức thư ngắn, vẽ ra một bức tranh tổng thể để nhấn mạnh thông điệp và sau đó đính kèm thông tin cần thiết. Gửi thư theo nhiều cách, bản cứng phát cho học sinh, thư điện tử, truyền thông xã hội và trang web của bạn.
Gửi lá thư chào mừng năm học mới cho các nhân viên: Đừng bao giờ coi nhẹ tầm quan trọng của truyền thông nội bộ. Ngoài việc cảm ơn nhân viên cho sự nỗ lực của họ trong công việc, lá thư này nên kết hợp các thông điệp truyền thông và ghép vào đó thông điệp bạn gửi tới phụ huynh và cộng đồng, như vậy tất cả mọi người đều cùng được biết tới một ý tưởng. Yêu cầu nhân viên hỗ trợ các vấn đề ưu tiên của nhà trường, gồm cả thông điệp và các sáng kiến mới. Nhấn mạnh tầm quan trọng của họ trong “làm rõ các bí ẩn” về trường bạn khi họ tham gia vào cuộc đối thoại với cộng đồng – và cung cấp chiến lược để giúp họ làm điều đó.
Mời một nhà hoạch định chính sách tới thăm trường: Hãy để các nhà hoạch định chính sách biết điều gì đang xảy ra trong trường học của bạn. Khi mời họ, hãy làm rõ điều bạn muốn họ tới thăm: Những điều mà bạn cảm thấy tự hào (chẳng hạn như chương trình ngoại ngữ, cập nhật giáo dục hướng nghiệp/ kỹ thuật hoặc cách giáo viên tích hợp công nghệ vào bài giảng). Hãy ngắn gọn, nhưng kèm theo các thông tin rằng chuyến thăm này sẽ có tác động như thế nào tới học sinh, để họ được biết kể cả khi họ không thể tới thăm được.
Chia sẻ các cảm nhận/ suy nghĩ về năm học mới: Đây có thể là một cảm nhận cá nhân hoặc một lá thư gửi cho người biên tập tạp chí của trường, hay một bài đăng trên blog của bạn được lưu hành rộng rãi. Điều này giúp bạn kết nối với các cộng đồng khác ngoài trường học, nhưng vẫn có thể yêu cầu họ hỗ trợ nhà trường. Làm rõ yêu cầu của bạn về một vấn đề – ví dụ, trường học của bạn đang làm những điều tuyệt vời hoặc đang cần sự hỗ trợ từ cộng đồng.
Tạo một trang thông tin về trường hay sửa trang hiện có: Trang này nên phản ánh các thông tin mà bạn muốn nói tới. Giúp cho cộng đồng được tiếp cận với thông tin một cách dễ dàng, như sứ mệnh, cách ghi danh, các chỉ số, thành tích đáng tự hào của nhà trường (giải thưởng hay sáng kiến quan trọng). Đưa thông tin lên website, truyền thông xã hội, gửi tới các phụ huynh, chia sẻ nó trên các phương tiện truyền thông, tổ chức cộng đồng, và giữ một ngăn xếp trong văn phòng cho khách tới thăm.
Tạo ảnh hưởng tới cộng đồng: Kết hợp thông điệp truyền thông, bao gồm các yêu cầu về hỗ trợ, trong bài thuyết trình gửi tới các đối tác hiện tại và đối tác tiềm năng, các tổ chức xã hội, nhóm dịch vụ và những cộng đồng quan trọng khác. Nếu bạn không làm thuyết trình, hãy gửi một lá thư ngắn, riêng tư tới những tổ chức cộng đồng chính để tạo kết nối và duy trì mối quan hệ.
Tạo Hashtag: Nếu trường bạn có một cộng đồng hoạt động trên mạng xã hội, hãy tạo các hashtag như #[Ten trường]rocks hoặc #[Ten trường]Ngaykhaitruong (nhớ kiểm tra để chắc rằng chúng chưa được sử dụng). Truyền thông về nó rộng rãi. Dùng nó để chia sẻ các bức ảnh và suy nghĩ về ngày khai trường cũng như thông điệp truyền thông của bạn, lý tưởng nhất là cùng với các hình ảnh bổ trợ chúng. Khuyến khích các thành viên khác – bao gồm phụ huynh, học sinh, giáo viên, hội đồng nhà trường, và các nhân viên khác cùng sử dụng nó.
HÃY HÀNH ĐỘNG
Khi bạn đã phát triển được kế hoạch của mình, hãy thực hiện nó. Nhưng khi bạn làm, nhớ rằng: Kế hoạch chỉ là kế hoạch. Một ý tưởng mới có thể đến, và một số có thể không thực hiện được – hãy linh hoạt và tận dụng mọi cơ hội để kể câu chuyện và ngôi trường của mình.
Tác giả Anne OBrien
Tào Thị Nhung dịch
